법인 비용처리 기본 10가지는 “적격증빙(증빙력) + 업무관련성 메모 + 계정과목/부가세 처리” 3가지만 지키면 대부분 해결됩니다.
상황별 추천 ① 거래처 미팅·회식이 잦다면: 업무추진비(접대비)로 잡되, 영수증에 “상대/목적” 1줄을 꼭 남기세요.
상황별 추천 ② 현금 결제가 많다면: 현금영수증을 ‘지출증빙용’으로 받는 습관(잘못 받으면 용도변경)을 먼저 만드세요.
상황별 추천 ③ 차량·출장이 많다면: 업무용승용차는 운행기록부/업무사용비율을 기준으로 관리해야 뒤에서 조정이 줄어듭니다.
오늘 해결 ① 결제수단을 “법인카드+법인계좌”로 최대한 통일.
오늘 해결 ② 모든 영수증에 “누구/무슨업무/왜 필요” 1줄 메모.
오늘 해결 ③ 업무추진비·차량비·해외결제 3종은 별도 폴더로 분리 관리.
증빙/서류 전체 구조가 먼저 필요하면 사업자 서류·증빙·경비처리 메인에서 큰 틀을 먼저 잡고 내려오세요.
* 이 글은 2026년 1월 기준 법령/국세청 공개 안내를 바탕으로 한 실무 정리입니다. 최종 신고는 세무대리인과 함께 확인을 권장합니다.
[바로 해결 체크]
- 이 글에서 얻는 것 3가지: (1) 증빙력 순서표 (2) 실수 TOP10 (3) 월말 체크리스트
- 바로가기(목차): “증빙력 순서” → “실수 TOP”만 먼저 보셔도 됩니다.
- 결론 요약 1줄: 적격증빙을 우선 확보하고, 영수증마다 업무관련성 1줄만 남기면 세무리스크가 크게 줄어듭니다.
목차
- 1) 증빙력 순서(적격증빙 우선순위)
- 2) 법인 비용처리 기본 10가지
- 3) 실수 TOP10 (조정/가산세로 번지는 패턴)
- 4) 표 2개(리스크 비교 / 월말 체크리스트)
- 5) FAQ 8
1) 증빙력 순서(적격증빙 우선순위)
세법에서 말하는 “지출증명서류(적격증빙)”는 대표적으로 아래 4가지입니다. 가능하면 위에서 아래 순서로 확보한다고 생각하면 안전합니다.
- 세금계산서 (과세 거래의 대표 증빙)
- 계산서 (면세 거래의 대표 증빙)
- 신용카드 매출전표 (실무에서 가장 많이 사용)
- 현금영수증 (현금 거래의 표준 증빙)
법령 근거(참고): 법인세법 제116조(지출증명서류 수취·보관) / 국세청 현금영수증 용도변경 안내
2) 법인 비용처리 기본 10가지
① “업무관련성”이 먼저입니다 (증빙이 있어도 0이면 위험)
같은 영수증이라도 “왜 회사가 썼는지”가 안 보이면 대표자 개인사용으로 의심받습니다. 영수증/전표에 업무 목적 1줄을 남기세요.
② 결제수단을 표준화하세요 (법인카드 + 법인계좌)
개인카드 혼용이 길어질수록 정산이 꼬이고, 대표자 개인사용/가지급금 이슈로 번지기 쉽습니다.
③ 현금거래는 “현금영수증 지출증빙용”으로 습관화
소득공제용으로 잘못 받았다면 홈택스/모바일에서 지출증빙용 용도변경 루트를 먼저 처리해 두세요.
④ 자산/소모품을 구분하세요 (한 번에 비용이 아닐 수 있음)
구입 즉시 전액 비용이 아닌 항목이 있습니다. 금액/사용기간에 따라 자산 처리 후 감가상각이 필요할 수 있어요.
⑤ 거래처/구독/교육비는 “누가 승인했는지”까지 남기면 강해집니다
정기구독, 온라인 강의, 업무툴 결제는 업무관련성 메모 + 내부 승인(메일/슬랙 캡처 등)이 있으면 방어가 쉬워집니다.
⑥ 기업업무추진비(접대비)는 “한도 + 상대/목적 기록 + 적격증빙” 3종 세트
업무추진비는 한도 규정이 있고, 특히 “누구와/무슨 목적”이 없으면 방어가 약해집니다. 영수증 옆에 1줄로 끝내세요.
⑦ 업무용승용차는 ‘운행기록부/업무사용비율’이 스위치입니다
업무용승용차는 비용 인정이 별도 구조로 관리됩니다. 감가상각비·임차료 등은 연 800만원 한도 안내가 있어, 차량비는 ‘그냥 카드로 긁으면 끝’이 아닙니다.
⑧ 부가세(매입세액) 관점으로 한 번 더 필터링
같은 지출이라도 매입세액 공제 가능/불가가 갈립니다. ‘공제 되겠지’로 처리하면 신고 때 뒤집힐 수 있어요.
⑨ 중복 입력(세금계산서+카드전표)은 월말에 반드시 잡아내세요
같은 거래가 두 번 들어가면 비용·부가세가 동시에 틀어집니다. “거래처별 합계”로 5분만 스캔하세요.
⑩ 보관은 폴더가 아니라 “검색 가능한 체계”가 답
추천 파일명 규칙: 연-월_계정과목_거래처_금액. 그리고 영수증 이미지 옆에 “업무 메모”가 같이 있도록 묶어두세요.
개인카드로 먼저 결제해버린 건이 많다면(가장 많이 터지는 케이스), 아래 글로 바로 이어서 정리하면 실수가 확 줄어요.
개인카드로 결제한 사업비 처리: 리스크와 안전한 정리법
3) 실수 TOP10 (조정/가산세로 번지는 패턴)
- 업무관련성 메모가 0: 영수증은 있는데 “왜 회사 지출인지” 설명이 안 됨
- 개인카드/개인계좌 혼용: 정산이 꼬이고 대표자 개인사용 의심이 커짐
- 현금영수증을 소득공제용으로 받고 방치: 지출증빙용으로 정리 못 하면 방어 약함
- 업무추진비에 상대/목적 기록 없음: ‘사적 모임’으로 보일 위험
- 업무용승용차를 전액 비용 가정: 한도/명세/기록에서 조정 발생
- 세금계산서+카드전표 중복 처리: 비용/부가세가 동시에 틀어짐
- 거래처 선물/경조사비 처리 기준 미정: 계정과목이 흔들려 리스크
- 해외결제 증빙(인보이스/전표) 누락: 증빙 패키지가 안 맞아 소명 난이도↑
- 정기구독/툴 결제 승인 기록 없음: 개인 사용으로 오해받기 쉬움
- 보관은 했는데 ‘찾을 수 없음’: 결국 제출 실패로 나타남
4)
증빙력/리스크 한 장 비교
| 증빙 유형 | 증빙력(세법상 인정 강도) | 자주 터지는 문제 | 실무 팁 |
|---|---|---|---|
| 세금계산서 | 매우 높음 | 중복 입력(전표와 함께) | 같은 거래는 “증빙 1개만” 남기기 |
| 계산서(면세) | 높음 | 면세/과세 혼동 | 거래처/품목 메모로 구분 |
| 카드전표 | 중~높음 | 사적사용 섞임 | 영수증에 목적/상대 1줄 |
| 현금영수증 | 중~높음 | 소득공제용으로 발급 | 지출증빙용 용도변경 처리 |
월말 20분 체크리스트(이대로만 하면 실수 급감)
| 체크 | 무엇을 확인? | 합격 기준 | 바로 조치 |
|---|---|---|---|
| 결제수단 | 개인결제 섞였나? | 법인카드/법인계좌 중심 | 개인결제는 별도 리스트로 정산 |
| 업무관련성 | 영수증마다 목적 1줄? | 거래처/프로젝트/목적 기록 | 누락분은 지금이라도 메모 보완 |
| 업무추진비 | 상대/목적 기록? | 누구와/왜/무슨 성과 | 영수증 뒤에 참석자 리스트 추가 |
| 차량비 | 업무사용비율/기록? | 운행기록부(또는 관리표) 유지 | 주행거리·업무 목적 월 단위 정리 |
| 중복/누락 | 증빙 2개 입력? | 거래처별 합계로 재검증 | 세금계산서/전표 중 하나 제거 |
5) FAQ 8
Q1. 비용처리는 결국 “증빙”만 챙기면 되나요?
아니요. 증빙 + 업무관련성(왜 회사 지출인지)이 같이 있어야 방어가 됩니다.
Q2. 현금영수증을 소득공제용으로 받았는데 비용처리 못 하나요?
원칙은 지출증빙용이 유리하며, 국세청 안내에 따르면 홈택스/모바일에서 지출증빙용 용도변경 신청이 가능합니다.
Q3. 업무추진비(접대비)는 커피도 포함되나요?
거래처 미팅 등 업무 목적이 명확하면 업무추진비로 보는 실무가 많고, 핵심은 “상대/목적” 기록입니다.
Q4. 혼자 마신 커피는 업무추진비로 처리해도 되나요?
사적 사용으로 보일 여지가 큽니다. ‘누구와/무슨업무’가 핵심이라, 기록이 불가능하면 보수적으로 처리하세요.
Q5. 업무용승용차는 왜 이렇게 복잡해요?
업무용승용차는 별도 규정(한도/명세/기록) 구조로 관리되는 영역이라, 일반 경비처럼 처리하면 신고 때 조정이 커질 수 있습니다.
Q6. 법인카드로 결제했는데도 비용이 부인될 수 있나요?
가능합니다. 법인카드는 “결제수단”일 뿐이고, 업무무관 지출이면 부인 리스크가 생깁니다.
Q7. 증빙은 얼마나 보관해야 하나요?
법인세법상 원칙적으로 신고기한이 지난 날부터 5년 보관 의무가 있습니다(예외 규정도 존재).
Q8. 세무사에게 맡겼는데 제가 꼭 해야 할 1가지는요?
영수증마다 업무관련성 1줄 메모입니다. 이게 없으면 세무대리인이 방어할 재료가 없습니다.
오늘 바로 할 일 3가지
- 1) 이번 달 영수증 중 “메모 없는 건”부터 거래처/목적 1줄 보완
- 2) 개인결제 건을 리스트업하고, 다음 달부터 법인결제로 통일
- 3) 업무추진비·차량비는 월말에 10분씩 따로 점검(기록/한도/중복)
